Um pouco de organização, sff.

6 Passos para uma solução pessoal de gestão de conhecimento.

Hoje venho-vos falar sobre a minha solução para acabar, de vez, com a desorganização de toda aquela informação que deambulava pelo disco do meu portátil.

O que eu queria é que a solução que fosse portátil - para a trazer no meu disco externo e aceder ao meu conhecimento em qualquer computador; simples - não gosto de complicações :) que permitisse fazer pesquisas dentro dos meus documentos PDF, Doc, XLS, etc. - é sem dúvida indispensável; e extensível - nunca se sabe o futuro.

E não queria gastar nem muito tempo nem muito dinheiro.

Decidi utilizar o meu conhecimento em Alfresco para criar uma solução pessoal para gestão de conhecimento.

A plataforma Alfresco pareceu-me a solução ideal. Corre em qualquer máquina e sistema operativo e tem um alargado conjunto de opções. Tem uma interface gráfica Web simples e funcional com uma opção de pesquisa muito semelhante (gráfica e eficazmente) à do Google. O acesso ao meu conteúdo pode ser tão simples como utilizar uma unidade de disco remota, e isso é excelente, pois ainda estou habituado às minhas directorias :) . E claro, aceita novas definições que me permitem adaptar o modo como a minha informação é gerida. E, importantíssimo, é orientada a serviços (SOA – Service Oriented Services) o que permite, p. ex., publicar parte da minha informação na Net. And last but not the least: É Open Source (0€ em licenças).

Qual era a informação que pretendia organizar? Por enquanto apenas 642 Megabytes de livros, artigos, publicações, links, revistas, podcasts e etc., distribuídos por 112 ficheiros e 70 directorias. (Vou deixar o que está nos DVDs de fora por enquanto).

Utilizava uma estrutura de directorias para classificar esse conhecimento, mas cedo percebi que era uma estratégia inflexível e sem grande viabilidade dado o grande número de informação que ia acumulando.

Eis uma figura de parte dessa informação no meu disco.

myDirs

Vamos aos 6 passos - que demoraram vinte e cinco minutos - para implementar a solução.

Graças a Paul, neste post, coloquei a plataforma Alfresco a correr a partir do meu disco externo.

Primeiro passo: Instalar e iniciar a plataforma Alfresco.

screenshot_alfresco_01

Com a plataforma a correr, não me preocupei com mais nada. As coisas já estavam quase feitas. Mas faltava apenas mais um pequeno detalhe: Importar para o repositório toda aquela informação em PDF, Doc, XLS, MP3 e etc.

Segundo passo: Login.

screenshot_alfresco_02

Terceiro passo: Criar espaço chamado Knowledge Base para organizar a minha informação.

screenshot_alfresco_03

Depois do espaço criado, chegou a altura de executar aquela árdua tarefa (como utilizar o copy/paste) de importar a informação para o meu repositório.

Quarto passo: No Explorer do Windows, fazer copy das directorias que queria importar.

screenshot_alfresco_05
Quinto passo: No Explorer do Windows, aceder ao repositório - que foi só escrever o endereço \\fox-windows_a\alfresco - e fazer paste na directoria Knowledge Base.

screenshot_alfresco_06

E esperar 3 minutos…

screenshot_alfresco_07

Sexto passo: Verificar a minha informação no cliente Web.

screenshot_alfresco_08

E foi isto. Uma solução simples, rápida e eficaz.

Apenas para testar a opção de pesquisa, experimentei encontrar tudo que tivesse a frase “Earned Value Management” no título ou dentro do conteúdo.

screenshot_alfresco_09

Como verifiquei, a opção de pesquisa funcionou e tal como eu queria.
screenshot_alfresco_10

Espero que a partir de agora nunca mais tenha problemas em encontra aquilo que procuro :)

Espero também que este artigo vos seja útil de alguma forma e qualquer problema, avisem :)

Especificações da Solução:
Versão Plataforma Alfresco: Alfresco Community com tomcat 2.1.0
Sistema Operativo: Windows XP Professional, Version 2002, Service Pack 3, v.3264
Motor de Base de dados: MySql 5.0 Community Server
Versão OpenOffice: OpenOffice.org Portable, 2.3.1 Rv 2 for Windows
Versão Java : Java Platform, Standard Edition. Version 6 Update 5 (build 1.6_0_05-b13)

Written by j.pereira on March 29th, 2008 with 1 comment.
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1 comment

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#1. April 30th, 2008, at 2:45 PM.

mmm…instala o Leopard… o spotlight indexa tudo, inclusivamente dentro dos documentos, depois é só fazeres umas pastas “inteligentes” e pronto… é menos dois serviços a correr (Servidor HTTP e Mysql)

Em alternativa podes usar uma aplicação do tipo journler, scribner, ou o brilhante evernote… que faz inclusivamente reconhecimento da escrita de texto presente em fotografias… tudo indexado pelo spotlight :)

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